Zarządzanie Procesami Biznesowymi

Prezentujemy rozwiązanie Serena Business Manager (SBM) do obsługi procesów biznesowych, dzięki któremu firmy mogą szybciej tworzyć i wdrażać proste aplikacje rozwiązujące codzienne problemy biznesowe. Rozwiązanie to jest przez producenta pozycjonowane w ogólnej klasie BPMS - Business Process Management Systems - jako „Adaptive BPM". W porównaniu z klasycznymi graczami na rynku BPMS (np. Tibco, Lombardi, Appian czy Pegasystems) Serena jest w stanie zaoferować 80% funkcjonalności takich rozwiązań za zaledwie ułamek inwestycji czasu i zasobów. Realizacja projektów wdrożeniowych cechuje się podejściem iteracyjnym, gdzie w kolejnych przebiegach procesu obejmujemy kolejne obszary procesowe oraz optymalizujemy działanie systemu w obszarach objętych systemem.

Kluczowe cechy funkcjonalne Serena SBM

Elastyczna funkcjonalność, gotowa po zainstalowaniu

• Serena SBM dostarczany jest z wzorcowymi diagramami procesów i z rozwiązaniem do zarządzania błędami i zgłoszeniami (Defect & Issue Management Solution). Jako opcja dostępne jest również gotowe rozwiązanie centrum wsparcia (Solution for Suport Centers), wraz ze wszystkimi potrzebnymi wzorcami.
• Dostarczane wzorce wyposażają użytkownika w gotowe rozwiązanie, umożliwiające obsługę predefiniowanych procesów i reguł biznesowych do zarządzania obsługą „spraw" (issues) i zdarzeń, od momentu ich zarejestrowania w systemie do ostatecznego rozwiązania.
• Dostarczone wzorce mogą być w dowolny sposób szybko i łatwo modyfikowane celem spełnienia specyficznych wymogów użytkownika.

Konfigurowanie i integracja

• W prosty i łatwy sposób można budować własne rozwiązania, bez konieczności modyfikowania kodów źródłowych, również opierając się na dostarczonych wzorcach. Serena SBM działa tak, jak działa użytkownik.

Perspektywy informacyjne zależne od roli

• Serena SBM wspiera działania użytkowników posiadających różne zakresy odpowiedzialności i uprawnień oraz potrzeb informacyjnych. W zależności od roli użytkownika w procesie dostarcza mu personalizowanych perspektyw. Dostarczane informacje, oferowane akcje i zadania są spójne z jego rolą w organizacji i zajmowanym stanowiskiem.
• Personalizowana strona domowa użytkownika w Serena SBM oferuje podstawowe informacje i zadania, by rozpoczął pracę. Formatki ekranowe wykorzystujące ramki pozwalają na jednoczesny dostęp do różnych, wszystkich potrzebnych informacji.

Przykład diagramu procesu aplikacji biznesowej - zwrot wydatków służbowych

Wielowymiarowe diagramy procesów

• Zamieszczony poniżej diagram pokazuje jak wiele poziomów i etapów może obejmować cykl procesu, gdzie przejścia pomiędzy stanami mogą zależeć od uruchomienia i ukończenia podprocesów. Serena SBM zawiera elastyczną funkcjonalność, która umożliwia definiowanie, wspieranie i wymuszanie wielopoziomowych diagramów procesów.

Powiązania między procesami

• Bardzo często zdarza się, że do obsługi pojedynczego żądania zmiany wymagane jest zaangażowanie kilku programistów i podział zadań pomiędzy nimi, nawet jeśli pracują oni w różnych departamentach. Również zachodzi sytuacja odwrotna, gdy grupa żądań zmian jest ze sobą powiązana i należy stworzyć pojedyncze, powiązane żądanie zmiany, które będzie realizowane w kilku podprocesach.
• Serena SBM umożliwia powiązanie obsługi elementu z innym diagramem procesu, jak również jego śledzenie i raportowanie. Pozwala to na płynne sterowanie jednoczesnymi zadaniami i koordynację pracy.

Przykład diagramu procesu aplikacji obsługującej help-desk.

Repozytorium i obieg dokumentów wraz z procesami

• Przy każdym ze zgłoszeń można zamieszczać dodatkowe informacje w postaci załączonych plików (ładowanych do systemu), referencji do plików w obrębie intranetu lub dowolnych innych odnośników (linków) URL w intranecie lub Internecie. System nie ogranicza typu i ilości procesowanych załączników (są to jedynie ograniczenia przestrzeni dyskowej i wydajności sprzętu).
• Przechowywanie plików w systemie jest na jeden z dwóch sposobów (element konfiguracji serwera aplikacyjnego SBM):
  • załączniki są przechowywane we własnej strukturze katalogów w obrębie katalogu głównego skonfigurowanego jako tzw. File Repository
  • załączniki są ładowane do relacyjnej bazy danych, do specjalnych pól o typie binarnym.

Każde z tych podejść ma określone korzyści i ograniczenia. Np. w przypadku ładowania do bazy mamy pełną kontrolę nad bezpieczeństwem plików - nie można do nich uzyskać dostępu „z boku", zaś w przypadku katalogu File Repository sama baza danych nie rośnie dynamicznie, a także można dedykować osobną maszynę w roli File Server-a.

• Standardowo system nie zapewnia wersjonowania plików - użytkownik może w danym zgłoszeniu pobrać załączony plik (oczywiście w ramach przydzielonych mu uprawnień), poddać go edycji i załadować z powrotem. Pamiętana jest jedynie ostatnia wersja pliku o danej nazwie, przy czym system przechowuje pełen log operacji na załącznikach. Jednocześnie nic nie stoi na przeszkodzie, by użytkownik w nazwie pliku zawarł informacje o jego wersji i załączył go jako następny plik w zgłoszeniu - mamy wtedy „ręczne" wersjonowanie załączników.
• Serena SBM umożliwia współpracę ze specjalizowanymi repozytoriami plików zapewniającymi ich wersjonowanie i niezaprzeczalność. Mogą to być rozwiązania typu Open Source (np. CVS, SVN) lub komercyjne (np. Microsoft Share Point). Serena Software ma w swojej ofercie komercyjne produkty, które mogą być wykorzystane jako w pełni funkcjonalne repozytorium, oczywiście w połączeniu m.in. z wersjonowaniem, pełną kontrolą zmian, uprawnień dostępowych oraz możliwością zarządzania cyklem życia dokumentu (np. Serena Dimensions Express).
• Dzięki elastyczności i łatwości integrowania z innymi systemami można dodatkowo system rozszerzyć o np. system „biura podawczego" ze skanowaniem dokumentów papierowych i ich obiegiem elektronicznym, indeksowaniem, wyszukiwaniem itp. (np. Adobe).

Zdarzenia warunkowe - wyzwalacze

• Serena SBM pozwala na zarządzanie procesami sterowane regułami. Warunkowe wyzwalacze mogą wymagać wykonania pewnych akcji, które umożliwią przejście danego elementu do kolejnego stanu.
• Można wymusić spełnienie kryteriów wymaganych do zamiany stanu (przejścia) danego zadania lub żądania - np. podanie określonych informacji lub autoryzację. Wyzwalacz może wysłać powiadomienie o konieczności wstawienia czy uzupełnienia załącznika. Może też polegać na uruchomieniu dowolnego zdefiniowanego skryptu.

Powiadamianie

• Serena SBM oferuje różne mechanizmy w przesyłaniu wiadomości i powiadomień do i pomiędzy użytkownikami. Powiadomienia mogą być generowane automatycznie, przy spełnieniu określonych kryteriów (np. eskalacja w stosunku do opóźnionych elementów), jako planowane na określony moment, lub też na żądanie użytkownika.
• Przykładowo, można skonfigurować Serena SBM tak, by wysyłał powiadomienia do programistów po zakończeniu pewnych prac lub też po zatwierdzeniu żądań zmian przez kierownictwo.
• System powiadamiania Serena SBM jest oparty o pocztę elektroniczną i jest kompatybilny z każdym systemem pocztowym wykorzystującym protokół SMTP. Powiadomienia mogą być wysyłane na urządzenia mobilne, np. w sieci WAP.

Raportowanie i metryki

• Serena SBM zawiera wiele opcji umożliwiających analizowanie i raportowanie stanu dowolnych danych w systemie. Serena SBM posiada wbudowany zintegrowany mechanizm raportowy dla analiz statystycznych, pokazujących trendy i dystrybucję zmiennych, w formie tabelarycznej lub wykresów graficznych.
• Standardowe raporty mogą być uruchamiane okresowo. Można tworzyć dowolne własne raporty i uruchamiać zapytania „ad hoc", stosując własne kryteria i parametry. Jest możliwość użycia zewnętrznych narzędzi raportujących, jak np. Crystal Reports.

Orkiestracja i integracja z innymi produktami (ang. orchestration)

Orkiestracja to zarządzanie w SBM zdarzeniami, usługami Web Sercices, krokami w diagramie procesu, wyzwalanymi przez Przejście w obrębie aplikacji SBM. Orkiestrację wykorzystuje się aby skoordynować interakcję poprzez narzędzia systemowe, z użyciem wywołań funkcji Web Service i plików BPEL (business process execution language) files. „Zdarzenie SBM" jest jedną z opcji akcji do wyboru podczas definiowania Przejścia w aplikacji SBM. Jeśli zapewni się dostęp do plików WSDL (Web Services Definition Language), które zawierają definicje WebServices, można je zaimportować do diagramu procesu orkiestracji, przez co można otrzymać natychmiastowy dostęp do metod udostępniany przez te WebServices. Metody te mogą być następnie wywoływane w diagramie procesu orkiestracji. Diagramy procesów aplikacji SBM definiują co się dzieje ze zgłoszeniami w procesie obsługiwanym przez daną aplikację. Odzwierciedlają one proces biznesowy.

Diagramy procesów orkiestracji definiują kolejność akcji, z ewentualnymi wywołaniami metod poprzez WebServices, podczas wykonywania Przejścia w diagramie procesu aplikacji. Odzwierciedlają one procesy technologiczne (algorytmy przetwarzania). Przykładowo: wybranie Przejścia „Zatwierdź" może wiązać się z automatycznym wywołaniem procesu orkiestracji. Poszczególne diagramy procesów orkiestracji mogą być też ze sobą powiązane.

W szczególności jeden SBM może być też narzędziem orkiestracji między innymi SBM-ami.

Dostępność

• Praca z Serena SBM odbywa się z użyciem przeglądarki internetowej, dzięki czemu może być do niego dostęp z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.

 

Kluczowe korzyści z wdrożenia Serena Business SBMs

Podstawowe korzyści z wdrożenia systemu zarządzania procesami opartego o platformę Serena Business SBMs to:

Szybkie uruchomienie obsługi procesów

• Naturalne dostosowanie się Serena Business SBMs do dotychczasowego trybu pracy
• Łatwość konfigurowania bez niepotrzebnych zbędnych nakładów czasu i środków oraz konsultacji
• Funkcjonalność dostępna po zainstalowaniu

Wzrost produktywności i wydajności

• Wymuszenie procesów zapewnia, że nic nie może być wykonywane poza jego ramami
• Wszyscy uczestnicy procesów zawsze wiedzą co i kiedy mają wykonywać
• Wymuszenie i kontrolowanie odpowiedzialności

Redukcja kosztów

• Zmniejszenie niepotrzebnego powtarzania czynności
• Mniejsze zamieszanie odnośnie tego kto i co ma robić
• Automatyczne powiadamianie i eskalacja przy zatrzymaniu procesów

Większa niezawodność i jakość produktów

• Ustanowienie i wymuszenie stosowania standardów i procedur, które zapobiegają powstawaniu błędów i przyspieszają ich usuwanie